Konstytucja Rodzinna to coś więcej niż formalny dokument
Mimo, iż nadal niepopularna, a w wielu firmach rodzinnych zupełnie nieznana, Konstytucja Rodzinna w najbliższym czasie może stać się jednym z najważniejszych dokumentów określających zasady postępowania dla rodziny w odniesieniu do jej relacji z firmą.
W mojej wcześniejszej publikacji o problematyce sukcesji w polskich firmach rodzinnych wskazałem, że jednym z kluczowych zagadnień jest brak planu sukcesji po stronie nestora-założyciela firmy. Oczywiście istnieje szereg możliwości opracowania takiego planu, ale w mojej ocenie dokumentem, nad którym zdecydowanie warto się zastanowić jest Konstytucja Rodzinna. Tym bardziej, że w toku moich dyskusji z przedstawicielami firm rodzinnych coraz częściej pojawia się pytanie o korzyści, jakie przynosi
przygotowanie Konstytucji Rodzinnej.
Czym jest Konstytucja Rodzinna?
Definicji Konstytucji Rodzinnej jest wiele zarówno w polskich, jak i w zagranicznych publikacjach i opracowaniach. W dużym uproszczeniu jest to dokument lub zbiór dokumentów, który określa zasady postępowania dla rodziny w odniesieniu do jej relacji z firmą. Odzwierciedla ona misję, wizję i wartości rodziny oraz zasady współpracy całej rodziny przez pryzmat jej głównego celu, czyli zapewnienia ciągłości funkcjonowania firmy. Może zawierać również opis składu i roli rady rodziny lub nawet opis innych struktur zarządzania, które składają się na firmę rodzinną (lub szersze przedsiębiorstwo rodzinne, jeśli odniesiemy się na przykład do fundacji rodzinnej i tzw. Family Office) oraz sposobu, w jaki rada rodziny podejmuje decyzje i rozwiązuje konflikty.
Konstytucja Rodzinna to najbardziej dojrzała forma uregulowania ładu rodzinnego przez członków rodziny w zakresie ich wspólnych celów, misji a także wyznawanych wartości, nie tylko tych biznesowych. To przewodnik po zachowaniu rodziny, podejmowaniu decyzji i ustalaniu sukcesji z jednego pokolenia na drugie.
W wielu sytuacjach Konstytucja Rodzinna jest obudowana odpowiednimi dokumentami o charakterze prawnym (np. umowy wspólników, testamenty), które potencjalnie mogą podlegać egzekucji, gdyby potencjalnie nastąpiła taka konieczność. Konstytucja może być zatem nie tylko rodzinną deklaracją opartą o umową dżentelmeńską, lecz może przybrać formę zobowiązań prawnych wiążących nestora, sukcesorów, członków rodziny, czy też ich spadkobierców.
Jakie korzyści wynikają z Konstytucji Rodzinnej?
Z moich doświadczeń wynika, iż Konstytucja Rodzinna przynosi korzyści w dwóch wymiarach. Po pierwsze są to korzyści wynikające z samego przejścia przez cały proces tworzenia Konstytucji. Po drugie – korzyści płynące z samego faktu jej posiadania.
Może to zaskakujące, ale dla mnie istotniejsza jest pierwsza grupa korzyści. Wynika to z faktu, że proces opracowywania Konstytucji Rodzinnej może pomóc włączyć lub zaangażować członków rodziny, którzy do tej pory nie mieli swojej roli do odegrania lub którzy zaczęli się oddalać od biznesu rodzinnego. Przygotowania powinny również pomóc w usprawnieniu komunikacji rodzinnej oraz umiejętności rozwiązywania problemów i konfliktów wzmacniając tym samym więzi i jedność rodziny.
Przygotowanie Konstytucji daje również możliwość rozmowy i planowania przyszłości. Zdecydowana większość rodzin ma tendencję do unikania ważnych i trudnych rozmów, a proces opracowania Konstytucji, w szczególności z zaufanym zewnętrznym doradcą znającym odpowiednie techniki facylitacji (np. Design Thinking), może stać się wręcz zorganizowaną platformą do takich rozmów.
Dodatkowo niejednokrotnie po przejściu całego procesu rodzina zaczyna sobie zdawać sprawę, że jej majątek jest zbyt mocno skoncentrowany. Okazuje się niezwykle często, że wszystkie istotne aktywa rodzinne to tak na prawdę aktywa firmy rodzinnej, które są obarczone wysokim stopniem ryzyka biznesowego. Wynika to z faktu, że znajdują się w tym samym podmiocie prawnym (nadal często jako spółka osobowa lub wręcz jednoosobowa działalność gospodarcza), który prowadzi bieżąco działalność operacyjną.
Taka obserwacja prowadzi później do:
podjęcia przez rodzinę działań reorganizacyjnych (np. do wydzielenia aktywów do bezpiecznej spółki majątkowej),
zmian w dotychczasowym modelu biznesowym (np. rodzina odkrywa szanse w nowych lub komplementarnych branżach),
zmian w polityce dywidendowej (np. rodzina podejmuje decyzję o reinwestowaniu części zysków w nowe biznesy lub bezpieczniejsze aktywa).
Bardzo często efektem procesu jest utworzenie tzw. Family Office, czyli podmiotu majątkowo-holdingowego, z którym współpracują zaufani doradcy biznesowi pomagając rodzinie na bieżąco monitorować cały rodzinny biznes z perspektywy właścicielskiej. Konsekwencją może być również utworzenie Fundacji Rodzinnej, ale niestety nadal czekamy w Polsce na odpowiednie regulacje, o czy pisałem jakiś czas temu.
Jeżeli chodzi o drugą grupę korzyści, czyli tych które wynikają z faktu posiadania Konstytucji rodzinnej, to przede wszystkim powinna ona pomóc uniknąć konfliktów rodzinnych i zapobiec niepotrzebnym nieporozumieniom. Poprzez sprecyzowanie ról, stworzenie platformy do dyskusji, czy też odpowiednich mechanizmów sukcesyjnych Konstytucja usprawnia rodzinie radzenie sobie z konfliktami rodzinnymi lub wręcz pomaga ich uniknąć.
Konstytucja rodzinna pomaga utrzymać jedność rodzinnej własności i wzmacnia zaangażowanie rodziny w przyszłość firmy. Nadaje biznesowi rodzinnemu silne podstawy poprzez zbudowanie zaufania menedżerów i partnerów biznesowych spoza rodziny.
Jak przygotować Konstytucję Rodzinną?
Opracowując Konstytucję dla rodziny i firmy rodzinnej powinno patrzeć się z perspektywy ponadczasowej i długoterminowo. Konstytucja sprowadza się do posiadania najlepszego możliwego procesu podejmowania wspólnych decyzji rodzinnych, dlatego przy jej opracowywaniu powinno przyjąć tezę, że rodzina i firma będą trwały nieskończenie długo przez następne pokolenia. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę zmienne otoczenie biznesowe i założyć, że w przyszłości rodzina będzie chciała lub będzie zmuszona prowadzić działalność w całkowicie innej branży, która może nawet jeszcze nie istnieje.
W Konstytucji Rodzinnej warto również uwzględnić aspekty inwestycyjne, czyli potencjalne zaangażowanie lub wzrost zaangażowania rodziny w nieruchomości, papiery wartościowe oraz dzieła sztuki i inne aktywa. Nie można zapomnieć o inwestycji w ludzi, czyli w edukację zarówno członków rodziny, jak i kluczowych dla rodziny i firmy rodzinnej pracowników. Do rozważenia pozostaje także wątek filantropijny.
Przemyślana i odpowiednio opracowana konstytucja rodzinna zdecydowanie zwiększa powodzenie bezpiecznego transferu biznesu rodzinnego do następnego pokolenia. Poprawia również relacji pomiędzy członkami rodziny, nie tylko w sferze firmowej, ale i prywatnej.
