W dn. 1 grudnia 2022 r. opublikowano założenia do projektu ustawy dotyczącego obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tego samego dnia na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt nowelizacji ustawy o VAT. Dla większości przedsiębiorców faktury ustrukturyzowane będą prawdziwą rewolucją, ponieważ staną się jedynym typem faktur wystawianych w związku z realizowaną przez nich sprzedażą.
Mimo, iż Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie powinien być dla podatników zaskoczeniem, to wg badań nie słyszało o nim aż 44% przedsiębiorców, a 41% ocenia, że nie jest jeszcze gotowa do korzystania z KSeF. Z badań opublikowanych w sierpniu br. na łamach "Rzeczpospolitej" wynika również, że tylko 17% polskich przedsiębiorstw wystawia jedynie faktury elektroniczne, a aż 35% polskich przedsiębiorstw nadal generuje wyłącznie papierowe faktury. Co ciekawe 32% firm ocenia, że KSeF ułatwi codzienny proces fakturowania, natomiast 42% za największe wyzwanie uważa dostosowanie swoich procedur i narzędzi.
Polska nie będzie pionierem w zakresie faktur elektronicznych. Włochy stosują faktury ustrukturyzowane już od 2019 r., Francja złożyła już wniosek o derogację, a Niemcy - wkrótce.
Kogo dotyczy KSeF?
Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania tradycyjną fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C).
Obowiązkiem wystawiania e-faktur za pomocą KSeF zostaną zatem objęci podatnicy wykonujący czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich przepisów o VAT.
Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (tzw. „fixed establishment”). Wystawienie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne.
Faktur w KSeF nie będą wystawiać podmioty korzystające z procedur szczególnych OSS i IOSS.
Faktury i noty korygujące
Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Noty korygujące w KSeF staną się „propozycją faktury korygującej”. Propozycja ta nie będzie wywoływać skutków prawnych, aż do czasu jej zaakceptowania przez sprzedawcę. Po akceptacji, zostanie jej nadany numer KSeF i stanie się ona pełnoprawną e-fakturą korygującą.
Faktury uproszczone i duplikaty
Zostanie zachowana możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych. Z początkiem 2024 roku nie będzie uznawany za e-fakturę paragon z NIP do 450 zł, przy czym do końca 2024 r. zostanie możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących w sposób tradycyjny (poza KSeF).
Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Co z importem i WNT?
Podatnicy nie będą mieli obowiązku wprowadzania do KSeF informacji o fakturach zakupowych dotyczących towarów lub usług nabywanych wewnątrzwspólnotowo lub importowanych.
Jakie kary?
Nowelizacja przewiduje również kary pieniężne. Będą one mogły być nałożone, gdy podatnik:
nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,
w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii.
Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kary wyniosą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Kara nie będzie mogła wynieść mniej niż 1000 zł – w przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, a w przypadku, gdy faktura do KSeF nie będzie przesłana w terminie – mniej niż 500 zł.
Przepisy dotyczące kar pieniężnych, mają wejść w życie z półrocznym opóźnieniem – tzn. 1 lipca 2024 r.
Struktura e-faktury
Wraz z projektem nowelizacji opublikowano propozycję nowej struktury logicznej e-faktury i zupełnie nowy schemat e-faktury VAT RR. W nowej strukturze e-faktury Ministerstwo Finansów przewidziało o wiele więcej pól dla danych, które podatnicy mogą mogli pokazywać swoim kontrahentom fakultatywnie.
Konsultacje publiczne
Projekt nowelizacji został opublikowany na stronie RCL. Uwagi i opinie do tego projektu przedsiębiorcy mogą przesyłać na adres sekretariat.pt@mf.gov.pl.
Jednocześnie rozpoczęto konsultacje podatkowe struktur logicznych e-Faktury i FA_RR. Materiały te dostępne są na stronie MF. Uwagi dotyczące struktur logicznych można kierować na adres: sekretariat.drp@mf.gov.pl.
Konsultacje potrwają do 23 grudnia 2022 r.
Co teraz?
Warto już teraz rozpocząć wdrożenie KSeF. Przygotowanie się do nowych wymogów to nie tylko zmiany systemowe i techniczne, ale całkowicie nowa filozofia dokumentowania sprzedaży i obiegu dokumentów.
